Panduan Retur Penjualan (Retur Pelanggan)

Panduan ini menjelaskan cara mencatat dan memproses pengembalian barang dari pelanggan (Retur Customer) di MAXsi POS. Fitur ini memudahkan toko dalam mengatur keluar-masuknya stok barang retur serta mengelola pengembalian dana berupa saldo potongan untuk transaksi berikutnya.

Alur Singkat Retur Pelanggan

Secara garis besar, proses retur pelanggan terbagi menjadi tiga tahap:

Daftar Isi

Pencatatan Awal (Entry): Kasir atau staf mencatat pengajuan retur dari pelanggan.
Penerimaan Barang (Menunggu): Admin menerima fisik barang sehingga stok barang di toko bertambah kembali.
Penyelesaian Retur (Update): Admin menentukan tindak lanjut akhir, apakah diganti uang (saldo potongan), diganti barang baru, atau dimusnahkan (jika barang rusak).

1. Mencatat Pengajuan Retur Baru

Ketika pelanggan datang mengembalikan barang:

Staf atau kasir membuka menu Return lalu membuat data retur pelanggan baru.
Jika diinput oleh staf selain Owner/Admin, status retur otomatis tercatat sebagai Entry.
Pada tahap Entry ini:
- Stok toko belum berubah (efek stok masih 0).
- Nilai retur belum dapat diklaim sebagai potongan pembayaran.

2. Menerima Barang Retur di Toko

Setelah fisik barang diperiksa dan diterima oleh pihak toko:

Admin membuka data retur tersebut dan mengubah statusnya menjadi Menunggu.
Saat status berubah menjadi Menunggu:
- Barang resmi tercatat masuk kembali ke dalam toko.
- Stok produk otomatis bertambah sesuai jumlah (qty) barang yang diretur.
- Nilai retur masih belum bisa digunakan sebagai potongan pembayaran sampai tindak lanjut akhirnya ditentukan.

3. Menyelesaikan Retur (Update Status Akhir)

Untuk menyelesaikan proses retur, Admin menekan tombol Update pada data retur, menentukan jumlah (qty) barang yang diproses, lalu memilih salah satu hasil penyelesaian berikut:

Status Penyelesaian	Dampak pada Stok Toko	Bisa Jadi Potongan Pembayaran?	Keterangan Penggunaan
`Selesai Ganti Uang`	Stok tetap bertambah di toko	Ya	Barang disimpan kembali oleh toko, dan senilai retur menjadi saldo potongan untuk transaksi pelanggan tersebut.
`Selesai Ganti Barang`	Stok berkurang kembali (efek akhir `0`)	Tidak	Toko memberikan barang pengganti kepada pelanggan sehingga stok yang tadi masuk keluar lagi.
`Dimusnahkan`	Stok berkurang kembali (efek akhir `0`)	Tidak	Barang rusak atau dikembalikan lagi ke pelanggan sehingga tidak layak masuk ke stok toko.
`Selesai Timeout`	Stok berkurang kembali (efek akhir `0`)	Tidak	Masa proses retur telah lewat batas waktu (timeout), stok dikeluarkan kembali dan tidak dapat diklaim.

4. Cara Menyelesaikan Retur Sebagian (Parsial)

Jika pelanggan mengembalikan beberapa barang sekaligus tetapi tindak lanjutnya berbeda-beda, Admin dapat menyelesaikannya secara bertahap (sebagian).

Contoh Kasus

Pelanggan mengembalikan 10 pcs barang. Setelah diperiksa, 5 pcs masih bagus dan disepakati ganti uang, sedangkan 5 pcs sisanya masih menunggu pengecekan atau rusak.

Saat barang diterima (Menunggu), stok toko bertambah +10.
Admin menekan tombol Update, mengisi jumlah 5, dan memilih Selesai Ganti Uang.
Sistem secara otomatis membagi data retur menjadi dua baris:
- 5 pcs berstatus Selesai Ganti Uang (siap dipakai sebagai potongan pembayaran penjualan).
- 5 pcs sisanya otomatis tetap berstatus Menunggu dan dapat di-update kembali nanti (misalnya diubah menjadi Dimusnahkan, Selesai Ganti Barang, Selesai Ganti Uang, atau Selesai Timeout).

Ilustrasi Perhitungan Stok

Apabila 5 pcs sisa tersebut akhirnya diputuskan Dimusnahkan, maka pergerakan stoknya adalah:

Saat status Menunggu         : +10 (barang diterima di toko)
5 pcs Selesai Ganti Uang     :   0 perubahan tambahan (stok +5 tetap di toko)
5 pcs Sisa Dimusnahkan       :  -5 (dikeluarkan dari stok toko)
---------------------------------------------------------------
Total Efek Stok Akhir        :  +5 di toko

5. Menggunakan Retur sebagai Potongan Pembayaran Penjualan

Retur yang telah diselesaikan dengan status Selesai Ganti Uang akan menghasilkan saldo kredit yang tampil sebagai Potongan Retur Customer saat pelanggan berbelanja kembali.

Ketentuan penggunaannya:

Syarat Klaim: Hanya retur berstatus Selesai Ganti Uang yang masih memiliki sisa saldo kredit yang dapat dipilih saat pembayaran penjualan (sales). Retur dengan status Menunggu, Selesai Ganti Barang, Dimusnahkan, atau Selesai Timeout tidak dapat diklaim.
Pelanggan yang Sama: Saldo potongan retur hanya dapat digunakan pada transaksi penjualan milik pelanggan yang sama (tidak bisa dipindah ke pelanggan lain).
Pemakaian Bertahap (Sebagian): Saldo potongan tidak harus dihabiskan sekaligus dalam satu nota.
- Jika saldo baru terpakai sebagian, status retur akan berubah menjadi Sebagian Ganti Uang.
- Jika seluruh saldo telah habis terpakai, statusnya kembali menjadi Selesai Ganti Uang dengan sisa kredit 0.

Catatan Data Lama: Untuk menjaga keakuratan riwayat stok dan fitur Sync Qty, data retur yang dibuat sebelum pembaruan sistem ini tetap disimpan dengan efek stok 0 dan sisa kredit 0.